Основната цел на събитието е да предостави информация на участниците или да придобие определен опит от участниците. Идеалното събитие е като часовников механизъм - всичко върви в строга последователност, действията на организаторите са координирани и не излизат в несъгласие помежду си. Това е резултат от планирането и подготовката, което обикновено отнема няколко месеца.
Необходимо е
- - персонал от най-малко петима служители
- - бюджет за събитието
Инструкции
Етап 1
На първо място, дефинирайте целта и темата на събитието. Въз основа на това ще бъде изградена цялата по-нататъшна схема на събитието. Целта на събитието определя маркетинговия подход и целевата аудитория, на която е посветено събитието.
Стъпка 2
Решете мястото на събитието. Мястото трябва да зависи както от целта на събитието, така и от броя на участниците, както и от очаквания сценарий на събитието. Важно е да се погрижите за обслужването на гостите. Обмислете няколко опции и изберете най-оптималното съотношение цена-качество.
Стъпка 3
Популяризирайте активно събитието. Рекламната кампания трябва да започне един месец и половина преди началото на събитието и да завърши един месец преди това. Успоредно с това е разумна процедурата на "студени разговори" за покана на гости на събитие. Всички операции по формирането на списъците на участниците трябва да бъдат завършени най-много една седмица преди събитието.
Стъпка 4
Използвайте помощта на спонсори или сановници. Това не само ще укрепи вашите бизнес връзки, но и ще даде определен статус на вашето събитие. Отделете време тези хора да говорят, за предпочитане в началото на събитието.
Стъпка 5
Разпределете отговорностите между персонала, участващ в координацията на дейността. Всеки трябва ясно да знае своя кръг на отговорност и събитията, които трябва да контролира. Не трябва да има бели петна, всеки трябва да има своите инструкции в печатна форма и да ги знае наизуст.
Стъпка 6
В деня преди семинара е необходимо да се пренасочат служителите, които извършват координационни дейности на събитието. В деня на събитието всички координатори трябва да се появят поне един час преди началото на събитието.
