Въпреки че съвременните технологии практически унищожиха епистолярния жанр в личния живот и на практика спряхме да пишем писма до приятели, познати и роднини, бизнес кореспонденцията все още е актуална. Това е така, защото бизнес писмото е юридически документ, точно както други правилно изпълнени и подписани споразумения. Затова всеки, който като част от служебните си задължения работи с кореспонденция, трябва да се научи как да пише писма.
Инструкции
Етап 1
Ако сме се съгласили, че бизнес писмото е документ, то неговият дизайн трябва да отговаря на всички стандарти и изисквания за документите. Написано е на бланката на организацията, на лист стандартна хартия за писане А4. Традиционно шрифтът е Times New Roman или Arial с размер 12. Полето отляво е 3 см, отдясно - 1,5 см.
Стъпка 2
Формулярът трябва да съдържа цялата необходима информация за организацията, която представлявате: име, юридически адрес, банкови данни и факсове за контакт, телефони, имейл адрес.
Стъпка 3
Отляво посочете темата на писмото, опитайте се да се побере в една кратка фраза. Отдясно напишете на кого е предназначено писмото - името, инициалите на адресата, неговата длъжност, името и адреса на организацията. Започнете всички делови писма с адрес „Уважаеми …“, в адреса не забравяйте да напишете името и бащиното име на адресата.
Стъпка 4
Преди да започнете да пишете писмо, съсредоточете се и помислете каква мисъл, предложение или информация искате да предадете на респондента си. Трябва да разберете, че дългите, объркани и несвързани писма никой не иска да чете.
Стъпка 5
За да може след първите изречения вашето писмо да не бъде изпратено в кошчето или да не е слязло с отписване, представете текста си в логическа последователност, така че всяко следващо изречение да е продължение на предишното и да бъде изпълнено с ново значение. Такова писмо ще бъде прочетено с интерес. Освен това се опитайте да спазите 1 лист обем. Това е показател за способността ви да изразявате кратко и ясно мислите си, което веднага привлича адресанта към вас.
Стъпка 6
В текста на писмото посветете първия абзац на кратко отразяване на въпроса, задачата и посочете причината, поради която е необходимо нейното решение. След това изразете мислите си по този въпрос, дайте предложения или просто необходимата информация. В заключение направете заключения и опишете ползите от приемането на вашето предложение или дайте кратък анализ на информацията, която сте представили по-горе.
Стъпка 7
Подпишете писмото, дайте препис от подписа си, като посочите длъжността и телефонния номер за контакт.
